Consolider un suivi d’achats par chantier sans perdre une ligne
Douze exports mensuels, un code affaire tapé de trois façons, deux factures saisies deux fois : comment PROMACEO TABLEUR empile, harmonise et contrôle un suivi d’achats par chantier dans Excel ou Google Sheets, avec un total rapproché de la source.
La situation de départ
Une assistante de gestion exporte chaque mois les achats depuis le logiciel du négoce et les colle dans un classeur « Achats 2026 ». Le code chantier est tantôt « A-2026-14 », tantôt « A202614 », tantôt « Affaire 14 ». Deux factures de mars ont été exportées deux fois. En fin d’année, la synthèse par chantier ne colle pas avec la comptabilité, et plus personne ne sait quel mois est en cause.
Ce que fait PROMACEO TABLEUR, étape par étape
- Inventorier ce qui est reçuChaque export est compté : fichiers, feuilles, lignes, total. Cet inventaire sert de référence pour vérifier qu’aucune ligne n’a disparu pendant la consolidation.
- Empiler avec la provenanceLes exports sont ajoutés les uns sous les autres dans une seule table, avec deux colonnes supplémentaires : le fichier d’origine et la période. Les colonnes renommées d’un mois à l’autre sont rapprochées et la correspondance affichée.
- Harmoniser les codes chantierLes variantes d’un même code sont regroupées à partir d’un référentiel que vous validez. Les codes qui ne correspondent à aucun chantier connu sont isolés, pas devinés.
- Isoler les doublons strictsUne ligne identique sur fournisseur, numéro de pièce, date et montant est considérée comme un doublon strict et placée dans un tableau à réviser. Un avoir ou une facture similaire n’est jamais supprimé automatiquement.
- Synthétiser et rapprocherSynthèse par chantier et par mois (SOMME.SI.ENS ou tableau croisé), rapprochée du total source moins les doublons écartés. Le journal indique quelles lignes expliquent chaque total.
- Préparer le mois suivantLa recette (colonnes, correspondances, règles) est décrite pour être rejouée sur l’export d’octobre. Dans l’abonnement, elle sera enregistrée et rejouée automatiquement, avec validation avant diffusion.
Les contrôles livrés avec le résultat
Ce que vous récupérez
Un classeur avec la table consolidée (provenance comprise), le tableau des doublons et codes à réviser, la synthèse par chantier et par mois, et le journal des contrôles. Formules visibles ; les totaux de synthèse sont rapprochables ligne par ligne.
Bêta sur dossier. Ce parcours se fait aujourd’hui par échange direct : vous envoyez un fichier anonymisé, nous restituons le résultat commenté et les contrôles. Tarif de référence à l’ouverture : 9,90 € TTC par opération sur un fichier. Aucun paiement en ligne sur ce site.
QUESTIONS SUR CE CAS
Ce qu’on nous demande
le plus souvent.
Les réponses valent pour la bêta actuelle. Le fonctionnement dans l’application pourra évoluer et sera décrit à l’ouverture.
Mes exports n’ont pas tous les mêmes colonnes.
C’est le cas le plus fréquent. Les colonnes sont rapprochées par nom et par contenu ; chaque correspondance est affichée et validée avant consolidation. Une colonne vraiment absente d’un mois reste vide, pas inventée.
Un doublon strict peut-il être une vraie double facturation ?
Oui, et c’est pour cela qu’il n’est jamais supprimé automatiquement : il est isolé avec ses deux provenances pour que vous tranchiez.
Puis-je refaire la consolidation moi-même ?
C’est l’objectif des formations : les leçons Pro d’Excel et de Google Sheets couvrent précisément les tableaux croisés, SOMME.SI.ENS, Power Query et les contrôles de totaux utilisés ici.
Et le mois suivant ?
En bêta, vous renvoyez le nouvel export et nous rejouons la méthode. Dans l’abonnement, la recette sera enregistrée et préparera automatiquement la synthèse, en attente de votre validation.